ZUGFeRD und XRechnung aus einem Guss
Jede ausgestellte Rechnung entsteht als ZUGFeRD-2.5-PDF (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) und als XRechnung 3.0.2. Beide Dateien stammen aus demselben gespeicherten Stand und können nicht voneinander abweichen.
E‑Rechnungen schreiben, prüfen und versenden.
Rechnungswerk macht aus jeder Rechnung ein ZUGFeRD-PDF und eine XRechnung, hält ausgestellte Dokumente unveränderlich fest und gibt den Versand erst frei, wenn die Prüfung bestanden ist.
Anmelden
Es gibt keine Selbstregistrierung. Ihr Konto richtet der Betreiber für Sie ein.
- ZUGFeRD 2.5
- XRechnung 3.0
- EN 16931
- PDF/A-3
- DATEV
- Lexware
- sevdesk
- Sage
Die E-Rechnung kurz erklärt
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach EN 16931, das Programme ohne Abtippen verarbeiten. In Deutschland sind das die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML). Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung.
Empfangen
Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können.
Ausstellen ab 800.000 € Umsatz
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz stellen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung aus.
Ausstellen für alle
Die Pflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen.
Stand Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Was Rechnungswerk kann
Unveränderlich nach dem Ausstellen
Mit dem Ausstellen wird die Rechnungsnummer lückenlos vergeben und der Inhalt eingefroren. Die Datenbank selbst verweigert jede spätere Änderung. Korrigiert wird ausschließlich per Stornorechnung.
Versand erst nach bestandener Prüfung
Jede Rechnung durchläuft sofort eine eingebaute Prüfung: XML-Schema, Rechenregeln und Pflichtangaben der EN 16931 und XRechnung sowie die Einbettung im PDF. Erst danach ist der Versand möglich. Für die Referenzprüfung lässt sich zusätzlich der KoSIT-Validator anbinden.
E-Mail mit ausdrücklicher Freigabe
Empfänger, Text und Anhänge werden vor dem Senden bestätigt. Was freigegeben wurde, wird gesendet – eine nachträglich geänderte Nachricht geht nicht unbemerkt hinaus.
Beträge ohne Rundungsfehler
Mengen, Preise, Rabatte und Umsatzsteuer werden dezimal gerechnet, nie mit Gleitkommazahlen. Die Steuer wird je Steuersatz auf die Summe berechnet, wie es die EN 16931 verlangt.
Kunden, Leistungen, Zahlungen
Kundenstamm mit Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID, Leistungskatalog für wiederkehrende Positionen, Zahlungseingänge je Rechnung und eine Übersicht der offenen und überfälligen Posten.
Angebot, Mahnung, Serie
Angebote mit eigenem Nummernkreis werden nach der Annahme mit einem Klick zum Rechnungsentwurf. Überfällige Rechnungen mahnen Sie in festen Stufen. Wiederkehrende Rechnungen entstehen zum Stichtag von selbst.
Export für die Buchhaltung
DATEV-Format (Buchungsstapel und Debitoren), DATEV XML mit Belegbild sowie CSV-Listen für Lexware, sevdesk und Sage – jeweils für einen frei gewählten Zeitraum.
Eigenes Layout im PDF
Logo, Spaltenauswahl und -breiten, eigene Zusatzfelder je Position sowie Textbausteine, die nur unter bestimmten Bedingungen erscheinen – etwa nur auf Stornorechnungen.
Schnittstelle und Protokoll
REST-API mit Schlüsseln und abgestuften Berechtigungen, wiederholungssichere Aufrufe (Idempotency-Key) und ein Aktivitätsprotokoll, das sich weder ändern noch löschen lässt.
Von der Position bis zum Zahlungseingang
Entwurf schreiben
Kunde wählen, Positionen erfassen, Summen sofort sehen. Entwürfe lassen sich beliebig ändern oder verwerfen.
Verbindlich ausstellen
Rechnungsnummer wird vergeben, PDF und XML werden erzeugt, der Inhalt ist ab jetzt fest.
Prüfen lassen
Schema, Geschäftsregeln und PDF/A-3 werden kontrolliert. Das Ergebnis steht an der Rechnung.
Versenden
E-Mail mit ZUGFeRD-PDF und XRechnung prüfen, bestätigen, senden.
Zahlung buchen
Eingänge erfassen. Offen, teilbezahlt, bezahlt oder überfällig ist jederzeit sichtbar.
Fremde E-Rechnung prüfen und lesen
Eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF erhalten? Datei hochladen, Fehler sehen und den Inhalt als lesbare Rechnung anzeigen – ohne Anmeldung, die Datei wird nicht gespeichert.
Wofür es gebaut ist – und wofür nicht
Abgedeckt
- Rechnungen an Kunden in Deutschland, in Euro
- Regelbesteuerung mit 19 % und 7 %, steuerfreie Umsätze, Kleinunternehmer nach § 19 UStG
- Angebote, Mahnungen und wiederkehrende Rechnungen
- Export für DATEV (EXTF, XML), Lexware, sevdesk und Sage
- Stornorechnung mit Bezug auf die Ursprungsrechnung
- Rechnungen an Behörden mit Leitweg-ID
- Mehrere Benutzer mit getrennten Rechten
- Fremde E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) prüfen und lesen
Derzeit nicht enthalten
- Reverse Charge, Kunden im Ausland, Fremdwährungen
- Empfang und Verbuchung eingehender E-Rechnungen
- Buchhaltung, Eingangsrechnungen, Umsatzsteuer-Voranmeldung
- Teil- und Abschlagsrechnungen, Skonto
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das Programme automatisch verarbeiten können. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML). Ein gewöhnliches PDF oder ein Scan ist keine E-Rechnung.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bild; sie ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit derselben Rechnung als eingebetteter XML – Menschen lesen das PDF, Programme die XML. Rechnungswerk erzeugt zu jeder Rechnung beides aus demselben Stand.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber E-Rechnungen empfangen können. Rechnungswerk hat dafür einen eigenen Modus: Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis auf § 19 UStG.
Kann ich eine erhaltene E-Rechnung kostenlos prüfen und lesen?
Ja. Unter „E-Rechnung prüfen“ laden Sie eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF hoch, sehen Fehler mit Regelkennung und den Inhalt als lesbare Rechnung – ohne Anmeldung. Die Datei wird nicht gespeichert.
Lassen sich die Rechnungen an die Buchhaltung übergeben?
Ja. Der Export liefert für einen frei gewählten Zeitraum DATEV-Buchungsstapel und Debitorenstamm (EXTF), DATEV XML mit Belegbild sowie CSV-Dateien für Lexware, sevdesk und Sage.
Wie bekomme ich einen Zugang?
Eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Der Betreiber richtet Ihre Firma mit einem ersten Administrator ein. Weitere Benutzer Ihrer Firma legen Sie danach selbst an.
Sind die Daten meiner Firma von anderen getrennt?
Ja. Jede Firma arbeitet in einem eigenen Datenbereich mit eigener Datenbank und eigenen Dateien. Ausgestellte Rechnungen lassen sich weder ändern noch löschen, und jede Änderung im System wird protokolliert.
Zugang nur über den Betreiber
Niemand kann sich selbst registrieren. Der Betreiber richtet Ihre Firma mit einem ersten Administrator ein; weitere Kolleginnen und Kollegen legen Sie danach selbst an. Jede Firma arbeitet in einem eigenen, abgeschlossenen Datenbereich.
| Rolle | Darf |
|---|---|
| Mitarbeiter | Rechnungen schreiben, ausstellen, versenden; Kunden, Leistungen und Zahlungen pflegen |
| Administrator | zusätzlich Firmendaten, Vorlagen, Mahnstufen, Export, E-Mail-Postfach und API-Schlüssel verwalten, Benutzer der eigenen Firma anlegen, Protokoll einsehen |